Як провести подію на новій платформі 2event.com

Розділ 1Де що шукати

Усе починається з одного місця: 2event.com/org. Це кабінет організатора. Відкрийте його, виберіть свою організацію, потім подію, і зліва побачите вкладки події: «Налаштування», «Квитки», «Гості», «Запрошення», «Вхід», «Програма», «Зустрічі», «Каса», «Бейджі», «Статистика». Усі розділи нижче живуть на цих вкладках.

Посилання виду 2event.com/go/… самі відкривають потрібну вкладку вашої найближчої події. Якщо подій або організацій кілька, сайт спершу запитає, яку саме. Якщо ви ще не ввійшли, спочатку покаже вхід і потім приведе куди треба.

Розділ 2Вхід і створення події

Де це: 2event.com/login, після входу 2event.com/org.

На сторінці входу введіть свою пошту й натисніть «Надіслати код». Відкрийте лист і введіть шість цифр: пароль не потрібен. Код діє 15 хвилин і використовується один раз. Якщо на сторінці є інший спосіб входу, ним також можна скористатися.

Для наявної команди прийміть запрошення власника. Якщо організації ще немає, відкрийте 2event.com/org/create і пройдіть запропоновані кроки. Зручно, коли кожен менеджер має окремий доступ: тоді кожен працює зі своєї пошти, а власник визначає дозволені дії.

Створення події: 2event.com/go/new-event. Найпростіший спосіб «Заповнити вручну». Вкажіть назву, дату й час, місце або онлайн-формат. Перевірте час завершення та часовий пояс, особливо якщо подія відбувається в іншій країні. За потреби одразу додайте перший квиток із ціною та кількістю місць.

Є також створення з посилання або опису. Воно готує чернетку: перевірте назву, дати, адресу й квитки перед подальшими діями.

Після створення доповніть опис, обкладинку й потрібні налаштування. Чернетка ще не означає публікацію. Натисніть «Опублікувати», перегляньте перевірку й усуньте причини, які заважають публікації. Потім відкрийте сторінку для покупців і перевірте її очима клієнта.

Розділ 3Типи квитків і ціни

Де це: 2event.com/go/tickets (вкладка «Квитки» вашої події).

Натисніть «Додати тип квитка». Доступні платний квиток і безкоштовна реєстрація. Дайте зрозумілу назву, наприклад «Стандартний» або «Студентський», і визначте, скільки таких квитків можна видати.

Для платного типу задайте ціну у валюті події. Вкажіть початок і завершення продажу та найбільшу кількість квитків в одному замовленні. За потреби увімкніть показ залишку, доступ лише за кодом або попереднє схвалення організатором. Прихований тип покупець побачить після введення коду.

Можна налаштувати кілька послідовних цін: наприклад, ранню та звичайну. У редакторі хвиль задайте суми й умови переходу за датою або кількістю квитків. Ціну, за якою вже були продажі, не переписуйте: використовуйте наступну хвилю.

Залишок враховує продані квитки та місця, які покупці зараз оплачують. Резерв на час оплати становить 15 хвилин. Архівування типу припиняє нові продажі, але вже видані квитки залишаються дійсними.

Окремо перевірте, хто сплачує збори: покупець понад вашу ціну чи організатор із неї. Остаточну суму дивіться в оформленні покупки; налаштування комісій узгодьте до першого продажу.

Розділ 4Оплата карткою та Monobank

Де це: спосіб оплати на 2event.com/go/settings, стан і виплати на 2event.com/go/payments.

Спосіб приймання грошей обирається в налаштуваннях події. Його стан і фінансові результати перевіряйте в «Оплатах». Безкоштовній реєстрації підключення платежів не потрібне.

Для карткових оплат через Stripe натисніть «Підключити Stripe» та заповніть запитані дані компанії й рахунку. Після повернення перевірте стан: подані дані ще не означають, що приймання оплат уже ввімкнене. Гроші надходять на ваш рахунок Stripe, а переказ у банк відбувається за його правилами. Покупцеві доступні картка, Apple Pay і Google Pay.

Monobank окремий спосіб для оплати картками в гривнях. Він з’являється серед варіантів, коли підключення доступне для організації. Оплата проходить через рахунок 2event у Monobank; виплата організатору передбачена на його IBAN після події. У звіті відображаються комісія, уже виплачена сума та залишок до виплати.

Розділ 5Сканування на вході з телефона

Де це: 2event.com/go/checkin (вкладка «Вхід» вашої події).

Окрему програму встановлювати не треба. Сканер — це звичайна сторінка сайту, яка відкривається в браузері телефона (Chrome на Android, Safari на iPhone) і сама вмикає камеру. У кожного працівника на вході своє особисте посилання на сканер, і видаєте його ви з кабінету.

Як видати: на вкладці «Вхід» натисніть «Додати працівника», впишіть ім'я (наприклад «Оля, двері 1»), оберіть роль, придумайте PIN із чотирьох цифр і позначте, які типи квитків ця людина може пропускати. Після збереження біля імені з'являться кнопка «Посилання» і QR-код. Перешліть посилання працівникові в Telegram чи Viber або дайте йому відсканувати цей QR своїм телефоном. Якщо людину треба зняти з входу, натисніть «Відкликати»: її посилання одразу перестає працювати.

Що робить працівник: відкриває посилання на телефоні, вводить PIN, називає пристрій (наприклад «Двері 1») і натискає «Почати». Дозволяє камері працювати. Наводить камеру на QR квитка і читає результат: «Дійсний», «Вже пройшов», «Квиток не знайдено» або інша причина. Порада: у меню браузера оберіть «Додати на головний екран», тоді сканер відкриватиметься як застосунок одним дотиком.

Якщо камера недоступна, код можна ввести в поле вручну. Є також пошук за прізвищем, ім’ям, поштою або телефоном (щонайменше дві літери). Ручна відмітка входу потребує мережі.

Робота без інтернету. Підготуйте кожен телефон заздалегідь із підключенням: дочекайтеся завантаження списку квитків і перевірте сканування без мережі. Пройдені гості тимчасово записуються на цьому телефоні; після повернення інтернету записи передаються до спільного списку. Без зв’язку різні телефони не бачать відміток один одного, тому повторний прохід може виявитися лише після звірки. Поверніть усі пристрої в мережу після входу.

Розділ 6Кабінет: продажі, гості, «хто прийшов» та експорт

Де це: гості на 2event.com/go/guests, статистика і файли на 2event.com/go/stats.

Огляд події показує стан одним поглядом, «Статистика» докладніші результати. Продаж квитка, оплата замовлення та відмітка входу різні речі: людина може оплатити й не прийти, а безкоштовний гість не створює грошового продажу.

У списку гостей шукайте за ім’ям, поштою або компанією. Фільтри: квиток, оплата, вхід, роль, джерело. Для перевірки присутності виберіть «Прийшли» або «Ще не прийшли». Якщо подія передбачає схвалення заявок, перегляньте розділ модерації.

У налаштуваннях входу є лічильники та журнал перевірок: коли перевіряли квиток, хто і з яким результатом. Остаточні підсумки входу переглядайте після звірки всіх телефонів.

Експорт біля списку гостей враховує вибрані фільтри. У «Статистиці» є файли відвідувачів і «Хто прийшов» для таблиць, журнал сканувань і фінансовий звіт. Файл для бухгалтерії є в розділі оплат. Перед передаванням клієнтові відкрийте файл і перевірте подію, склад людей і суми.

Розділ 7Запрошення та розсилка

Де це: 2event.com/go/invitations.

Введіть адреси списком або скористайтеся імпортом бази. Перед підтвердженням перевірте людей і спосіб запрошення. Варіанти: персональне посилання на реєстрацію або безкоштовний квиток одразу.

Під час імпорту уважно зіставте колонки й перегляньте підсумок. Додавання списку не завжди означає надсилання: дивіться обраний режим і повідомлення завершення. Якщо вибрано додавання квитків без листів, окремого повідомлення гостям не буде.

Нагадування про знайомства є на тій самій вкладці в розділі «Кампанії»: завершити профіль, надіслати запити на зустріч, побачити нових людей, підтвердити зустріч. Перевірте опис, увімкнення та схвалення першого запуску.

Витрати й ліміти листів та SMS: 2event.com/go/messaging. Статус відправлення не доводить, що людина прочитала лист.

Розділ 8Програма, часові слоти та столи

Де це: програма на 2event.com/go/program, столи й час для зустрічей на 2event.com/go/meetings.

У «Програмі» додайте зали й виступи: назву, початок, завершення, зал і доповідачів. Можна заповнювати вручну або завантажити таблицю за зразком. Перевірте програму очима гостя: на сторінці події для покупців є розділ «Програма».

Час виступів і час особистих зустрічей налаштовуються окремо. На сторінці «Столи й вікна» задайте кількість столів, тривалість зустрічі, перерву між зустрічами та проміжки, коли люди можуть їх бронювати. Саме ці проміжки утворюють доступні часові слоти.

Порівняйте місткість за днями з кількістю запитів. Якщо місць бракує, додайте столи або проміжок. Коли розклад уже використовується зустрічами, частина змін обмежена. Табло зустрічей можна вивести на екран там, де гості бачитимуть номери столів.

Розділ 9Знайомства й запити на зустріч

Де це для гостя: на сторінці події розділ «Учасники», свої зустрічі на 2event.com/me/meetings. Для організатора: дозвіл на зустрічі, столи й час на 2event.com/go/meetings.

Щоб призначити зустріч, учасник має ввійти й мати квиток на цю подію, а організатор має дозволити зустрічі.

Порадьте учасникові заповнити профіль і описати, кого він шукає. У списку людей потрібно обрати людину, натиснути «Запропонувати зустріч», вибрати доступний час або домовленість на місці й надіслати запит. Одержувач отримує лист, відповідь видно у «Моїх зустрічах».

Запит ще не є підтвердженою зустріччю: друга людина має його прийняти, після чого відкриваються контакти. Для зустрічі з часом стіл призначається за наявності місця.

Розділ 10Каса і друк

Де це: каса на 2event.com/go/cashier, бейджі на 2event.com/go/badges.

Відкрийте «Касу» та підготуйте доступ касира з окремим PIN щонайменше із шести символів. Виберіть місця або кількість, зарезервуйте їх і перевірте повну суму.

Оберіть готівку або термінал, прийміть оплату й лише після цього підтвердьте її та видайте квиток. Для терміналу касир перевіряє фактичне завершення оплати на пристрої; для готівки вказує отриману суму й перевіряє решту.

Після видачі доступні «Друк A4», копіювання посилання та надсилання посилання гостю. Для бейджів є окремий розділ: налаштуйте вигляд, перевірте зразок і підготуйте файл для друку.

Каса без інтернету потребує попереднього виділення місць цьому пристрою. До звірки входи за такими продажами погоджуйте зі стійкою за місцевим списком. Після відновлення мережі передайте журнал і поверніть невикористані місця; не очищайте дані браузера до завершення звірки.

Перед подієюЧекліст «за день до події»

Відмічено 0 з 10. Позначки зберігаються лише у вашому браузері.

• Перевірити публікацію, назву, адресу, дату й часовий пояс на сторінці покупця.
• Перевірити типи квитків, залишки, ціни, наступні хвилі та завершення продажу.
• Переконатися, що потрібний спосіб оплати готовий і подія не в тестовому режимі.
• Переглянути гостей, заявки на схвалення та завантажити резервний список.
• Перевірити програму, зали, проміжки для зустрічей і кількість столів.
• Передати працівникам особисті посилання входу й PIN та перевірити їхні дозволи.
• Відкрити сканер на кожному телефоні й перевірити роботу без інтернету.
• Зарядити телефони, підготувати зарядні пристрої та домовитися про звірку входів.
• Перевірити результат запрошень, потрібні нагадування й доступний ліміт повідомлень.
• Підготувати касу, за потреби виділити місця для продажу без мережі й перевірити друк A4 та бейджів.